Entrümpelung von Büroräumen in Leipzig und Umgebung

Ob Geschäftsauflösung oder Umzug der Büroräume: Die Entrümpelung von Büroräumen sollte sorgfältig und im Voraus geplant werden. Während ein kleiner Raum mit wenig Inventar vielleicht noch intern vom Personal geräumt werden kann, ist das Entrümpeln mehrerer oder großer Räumlichkeiten, die neben Möbeln auch einige Elektrogeräte sowie verschiedene Büromaterialien enthalten, recht aufwändig und kann den täglichen Arbeitsablauf nachhaltig beeinträchtigen.

Zudem ist es mit dem Entrümpeln allein nicht getan. Sämtliche Gegenstände oder Materialien müssen ordnungsgemäß recycelt oder entsorgt werden.

Ein professionelles Unternehmen wie die Leipziger Senioren- und Gebäudeservice UG bringt die notwendige Expertise für die ordnungsgemäße Entsorgung mit, damit Sie sich weiter unbesorgt um Ihr Tagesgeschäft oder andere Dinge kümmern können.

Vom Transporter und der Bereitstellung von Containern bis zur Einrichtung einer Halteverbotszone und der besenreinen Übergabe können Sie sämtliche Aufgaben, die mit der Entrümpelung Ihrer Büroräume zu tun haben, dem Profi überlassen.

Büroentrümpelung ohne Chaos mit System

Wenn die Entrümpelung der Büroräume auch erst einmal nach gar nicht so viel Arbeit aussieht, entpuppt sie sich in der Praxis doch oft als logistische Herkulesaufgabe. Neben der Entsorgung von schweren Aktenbergen sowie sperrigen Möbeln müssen Betriebe vor allem rechtliche Vorgaben wie den Datenschutz beachten. Daher dürfen bei einer gewerblichen Büroauflösung- und Entrümpelung – anders als bei einer privaten Haushaltsauflösung – weder alte Akten noch digitale Datenträger einfach mit dem herkömmlichen Müll entsorgt werden.

Stattdessen sind Dokumente mit personenbezogenen Daten nach DIN 66399 vor der eigentlichen Entsorgung sorgfältig zu schreddern.

Alte Festplatten, Server und USB-Sticks mit sensiblen Firmendaten sollten vom Experten unwiderruflich gelöscht werden.

Elektroschrott und Sondermüll müssen ebenfalls gesondert entsorgt werden. Elektroschrott transportieren wir zu zertifizierten Recyclinghöfen. Leuchtstoffröhren, Tonerkartuschen und ähnlicher Sondermüll werden zum kommunalen Wertstoffhof oder Schadstoffmobil gebracht.

Gewerbliche Akten und die DSGVO

Gewerbliche Akten, die personenbezogene Daten enthalten, müssen nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gemäß der DSGVO und dem BDSG „restlos, unumkehrbar und unter Einhaltung bestimmter Sicherheitsstandards“ vernichtet werden.

Vorgaben für die Aktenvernichtung:

• Sicherheitsstufen nach DIN 66399:

Bei der Vernichtung sensibler, personenbezogener Daten ist mindestens die Sicherheitsstufe P-4 vorgeschrieben. In keinem Fall reicht das Schneiden in feine Streifen aus. Bei mehreren Akten wäre hierfür der Aufwand ohnehin zu groß.

• Beachtung steuer- oder handelsrechtlicher Aufbewahrungsfristen: Geschäftsbriefe sollten mindestens 6 Jahre und Buchungsbelege in Papierform 10 Jahre lang (nach HGB/AO ) aufgehoben werden. Daten, die keiner Aufbewahrungspflicht unterliegen, sind unverzüglich zu löschen oder zu vernichten, nachdem sie ihren eigentlichen Zweck erfüllt haben.
• Einsatz von Dienstleistern:

Bei der Beauftragung eines Dienstleisters müssen die Akten durch diesen in geschlossenen Behältern abtransportiert und nach DIN 66399 (siehe oben) vernichtet werden.

Die Beauftragung zur Auftragsverarbeitung muss vertraglich für die Verarbeitung nach Art. 28 DSGVO festgehalten werden.

• Lückenlose Dokumentation:

Sie als Unternehmen müssen nachweisen können, wann, welche und durch wen Ihre Akten vernichtet wurden.

Wichtig:

Unser zertifizierter Datenschutzbeauftragter kümmert sich im Fall, dass im Rahmen der Entrümpelung Ihrer Büroräume Akten oder digitale Träger mit personenbezogenen Daten vernichtet werden müssen, persönlich um die DSGVO-konforme Vernichtung der zu vernichtenden Unterlagen und Datenträger. Auf Wunsch erhalten Sie einen entsprechenden Nachweis für Ihre Unterlagen.

4. Schritt-für-Schritt-Plan für den Tag der Räumung

Damit die Entrümpelung Ihrer Büroräume auch reibungslos vonstattengeht, hilft eine klare, kosten- und zeitsparende Vorbereitung:

• Erstellen einer Inventurliste: Was kommt weg und was zieht mit um?
• Kennzeichnung: Markieren Sie alle zu entsorgenden Gegenstände farblich (z.B. mit grünen Aufklebern).
• Sichern der Zugänge: Informieren Sie das Gebäudemanagement. Sind Aufzüge blockierbar? Gibt es Halteverbotszonen für die Transporter?

Fazit: Selber machen oder Profi buchen?

Kleinere Büros lassen sich unter Umständen in Eigenregie räumen. Sobald jedoch schwere Archivregale, große Mengen Elektronik oder sensible Daten im Spiel sind, spart ein professioneller Dienstleister Zeit, Nerven und unterm Strich oft auch Geld. Die Kosten können Sie zudem vollständig als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen.

Auf Wunsch kümmert wir uns auch um die notwendige Reinigung der Räumlichkeiten nach der erfolgten Entrümpelungen Ihrer Büroräume. Ob das Entfernen alter Bodenbeläge und Tapeten, das Reinigen von Fenstern, Fensterbänken, Türen und Kacheln oder andere Arbeiten, die laut Mietvertrag vor der Übergabe stattfinden sollten: Sämtliche Reinigungs- und Renovierungsarbeiten können wir im Anschluss an die Entrümpelung ebenfalls übernehmen.